MEKANISME KERJA PENGURUS

MEKANISME KERJA PENGURUS
PANTI SOSIAL ASUHAN ANAK (PSAA) EL SHAMMAH
PENDAHULUAN

Untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan kedinamisan suatu organisasi harus didukung oleh keuletan anggota dan kreativitas yang tinggi, sarana dan prasarana modal serta penataan yang efektif dan efisien.

Tertibnya organisasi dalam menjalankan kegiatan, harus ditopang oleh pengurus yang bekerja efektif, ulet dan didukung oleh partisifasi seluruh anggota.

Apabila unsur-unsur di atas terpenuhi secara keseluruhan, maka dapat mengantarkan organisasi mencapai tujuan serta terciptanya suasana tertib, lancar dan dinamis.

BAB I
PENGERTIAN

1.    Mekanisme kerja pengurus merupakan kerangka acuan yang bersifat umum bagi pelaksanaan kegiatan-kegiatan Panti Sosial Asuhan Anak (PSAA) El Shammah beserta segenap aparat organisasinya.
2.    Mekanisme kerja pengurus merupakan deskripsikonstitusi lanjutan dari AD/ART Panti Sosial Asuhan Anak (PSAA) EL Shammah

BAB II
MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud disusunnya Mekanisme Kerja Pengurus Panti Sosial Asuhan Anak (PSAA) El Shammah  adalah sebagai berikut :
1.    Menjaga kelancaranan tertib organisasi
2.    Memberikan arahan dan acuan yang jelas, terinci dan terencana bagi pelaksanaan kegiatan organisasi
3.    Terwujudnya administrasi yang rapih
4.    Terlaksananya program kerja dengan baik

Tujuan :
1.    Mewujudkan efektifitas dan efisiensi kerja pengurus Panti Sosial Asuhan Anak (PSAA) El Shammah
2.    Menghindari adanya “Overlaping”  kerja pengurus Yayasan

BAB III
LANDASAN

a. Landasan Hukum
1.    Alkitab
2.    Pancasila dan UUD 1945
3.    Akta Notaris Nomor 41 tanggal 18 Juli 1994 dengan notaris Fuji Kadriah Zulaika SH, MKn.

b. Landasan Operasional
1.    AD/ART Panti Sosial Asuhan Anak (PSAA) El Shammah
2.    Hasil Musyawarah pengurus Panti Sosial Asuhan Anak (PSAA) El Shammah

BAB IV
TATA TERTIB ORGANISASI

Batasan-batasan Hak dan Wewenang Kekuasaan :

a. Ketua
Status dan Fungsinya :
     1.  Sebagai mandataris Musyawarah Kepengurusan dan Sidang
          Istimewa
     2.  Merupakan Top Leader untuk menjaga kestabilan dan kedinamisan
          organisasi
     3.  Sebagai pimpinan dan penanggung jawab tertinggi organisasi
     4.  Pemegang kebijaksanaan umum organisasi

Tugas dan Kewajiban :
1.    melaksanakan amanat hasil Musyawarah Kepengurusan
2.    mengkoordinasi, mengevaluasi, dan mengawasi kegiatan secara keseluruhan
3.    menentukan arah kebijaksanaan organisasi
4.    bertanggung jewab kepada Musyawarah Kepengurusan

Hak dan Wewenang :
1.    berhak mengadakan peringatan dan meresuple pengurus yang tidak aktif
2.    menandatangi surat keluar dan masuk untuk setiap kegiatan
3.    meminta laporan kepada semua seksi dan anggota

b. Wakil Ketua
Status dan Fungsinya :
1.    Pengganti Ketua dalam hal kekuasaan an kebijakan umum, jika ketua berhalangan
2.    Sebagai pelaksana harian membantu ketua dalam melaksanakan kegiatannya
Tugas dan Kewajiban :
1.    Mendampingi ketua dalam melaksanakan tugasnya
2.    Bertanggung jawab kepada ketua
Hak dan wewenang :
1.    Menandatangi surat kegiatan, menggantikan ketua, jika ketua berhalangan
2.    Menggantikan Ketua, jika berhalangan
3.    Menempati secretariat yang ada

c. Sekretaris
Status dan Fungsinya :
1.    Pemegang kebijakan tertinggi pengurus Panti Sosial Asuhan Anak (PSAA) El Shammah dibidang Administrasi Kesekretariatan
2.    Sebagai pelaksana harian membantu ketua dan wakil ketua dalam melaksanakan tugasnya
3.    Sebagai penanggung jawab Administrasi Kesekretariatan
4.    Pengganti ketua atau wakil dalam hal kekuasaan dan kebijakan, apabila keduanya berhalangan
5.    Sebagai penertib sistem keorganisasian
Tugas dan Kewajiban :
1.    Mendampingi ketua dalam melaksanakan tugasnya
2.    Mengevalusi seluruh kegiatan bersama ketua dan pengurus lainnya
3.    Mengatur dan merencanakan kelengkapan kesekretariatan dan administrasi
4.    Menginventarisasi seluruh kekayaan organisasi
5.    Menyiapkan penyelenggaraan rapat dan mendokumentasikannya
6.    Bertanggung jawab kepada ketua
7.    Memberikan bimbingan kepada ketua seksi dan sekretaris seksi untuk melaporkan selurukh kegiatan yang telah dilaksanakan
8.    Bertanggung jawab kepada Musyawarah Pengaurus dan Musyawarah Istimewa
9.    Memberikan bimbingan kepada Ketua Seksi dan Sekretaris Seksi dalam hal persuratan
Hak dan wewenang :
1.    Membuat kebijakan umum kesekretariatan
2.    Menandatangi surat bersama ketua
3.    Mengatur pendayagunaan alat-alat inventaris kesekretariatan
4.    Menempati secretariat yang ada

c. Bendahara
Status dan Fungsinya :
1.    Fungsionaris  pengurus Yayasan
2.    Pelaksana kebijakan umum dibidang keuangan
Tugas dan Kewajiban :
1.    Melaksanakan program dibidang keuangan
2.    Bersama ketua dan pengurus lainnya mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan
3.    Bertanggung jawab kepada ketua
4.    Melaporkan keluar masuknya keuangan kepada ketua
5.    Memberikan bimbingan kepada bendahara panitia kegiatan dalam hal pembuatan pendanaan dan laporan keuangan dalam LPJ kegiatan
6.    Mencatat keluar masuknya dana dan mengatur sirkulasi keuangan organisasi
7.    Bertanggung jawab kepada Musyawarah Kepengurusan

Hak dan wewenang :
1.    Membuat kebijakan umum dibidang keuangan dengan persetujuan ketua dan sekretaris
2.    Membuat kebijakan Finansial dalam hal pendanaan kegiatan dengan persetujuan ketua dan sekretaris

d. Ketua Seksi
Status dan Fungsinya :
1.    Fungsionaris pengurus organisasi
2.    Mendampingi dan membantu ketua dalam melaksanakan tugasnya
3.    Membuat format awal terhadap program kerja yang dibidanginya.

Tugas dan Kewajiban :
1.    Melaksanakan program pada seksinya masing-masing
2.    Bertanggung jawab atas jalannya program seksi yang dipimpinnya
3.    Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan masing-masing seksi
4.    Memperhatikan dan menjaga keharmonisan antara seksi yang satu dengan seksi yang lain
5.    Bertanggung jawab kepada Musyawarah Kepengurusan/ Musyawarah Istimewa

Hak dan wewenang :
Membuat kebijakan pada seksinya sesuai dengan kebutuhan atas sepengetahuan ketua Yayasan
Membuat kebijakan finansial dalam hal pendanaan kegiatan dengan anggotanya masing-masing

e. Anggota
Status dan Fungsi :
1.    Pendamping ketua seksi
2.    Rapat anggota
Tugas dan Kewajiban :
1.    Membantu dan bertanggung jawab kepada ketua seksi
2.    Menggantikan ketua seksi jika berhalangan

BAB VI
PENYELENGGARAAN DAN JENIS RAPAT

1.    Rapat Harian adalah rapat yang dihadiri oleh pengurus (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Bendahara, dan masing-masing seksi)
2.    Pleno tengah adalah rapat yang dihadiri oleh pengurus Yayasan yang dilaksanakan 6 bulan sekali untuk memberikan laporan dan evaluasi program kerja serta menetapkan kebijakan-kebijakan yang dianggap perlu dengan tidak bertentanngan dengan AD/ART Yayasan serta mekanisme kerja pengurus
3.    Rapat Seksi, adalah rapat yang dilaksanakan oleh masing-masing seksi sesuai dengan kebutuhan atas sepengetahuan ketua Yayasan
4.    Rapat Kepanitiaan, adalah rapat yang dilaksanakan dan dihadiri oleh panitia kegiatan yang telah di syahkan oleh pengurus Yayasan untuk merealisaikan program kerja serta mempunyai hak dan wewenang untuk membicarakan suatu kegiatan

BAB VII
TATA CARA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1.    Keputusan diambil berdasarkan musyawarah untuk mencapai mufakat
2.    Bila point pertama tidak menyelesaikan, maka dilaksanakan dengan jalan suara terbanyak (keputusan diambil dengan cara voting)

BAB VIII
TATA ADMINISTRASI

1.    Dalam melaksanakan aktivitas surat menyurat ditangani oleh sekretaris yang disetujui oleh ketua
2.    Jenis surat yang di tulis oleh sekretaris dan ketua Yayasan adalah :
a.    Surat-surat penting yang  mempunyai kualifikasi surat :

Surat Keputusan dengan kualifikasi surat : KPTS

*Surat Keterangan dengan kualifikasi surat : KET
?    Surat Tugas dengan kualifikasi surat : TGS
?    Surat Mandat dengan kualifikasi surat : MDT
b.    Surat-surat penting yang tidak mempunyai kualifikasi surat :
?    Surat Undangan
?    Surat Permohonan, dan
?    Surat-surat penting lainnya
3.    Jenis surat yang dibuat oleh setiap seksi disetujui oleh ketua Yayasan
4.    Dalam realisasi program kegiatan, penanganan persuratan dibuat oleh sekretaris dan ketua pelaksana kegiatan dengan persetujuan Ketua Yayasan
5.    Kode surat yang digunakan adalah :
a.    Surat-surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Yayasan
a). Surat-surat yang mempunyai kualifikasi surat :
?    Surat ke dalam :
No. Urut Surat/ A/ Sek. YYS/Kualifikasi Surat/ Yayasan-El Shammah/Bulan/ Tahun
Contoh : 01/A/Sek. YYS/KPTS/Yayasan-El Shammah/X/1999
?    Surat Keluar :
No. Urut Surat/ B/ Sek. YYS/Kualifikasi Sutat/ Yayasan-El Shammah/Bulan/ Tahun
Contoh : 01/B/Sek. YYS/KPTS/Yayasan-El Shammah/X/1999
?    Surat ke dalam dan keluar :
No. Urut Surat/ AB/ Sek. YYS/Kualifikasi Sutat/ Yayasan-El Shmmah/Bulan/ Tahun
Contoh : 01/AB/Sek. YYS/KPTS/Yayasan-El Shammah/X/1999
b). Surat-surat yang tidak mempunyai kualifikasi surat :
?    Surat ke dalam :
No. Urut Surat/ A/ Sek. YYS/ Yayasan-El Shammah/Bulan/ Tahun
Contoh : 01/A/Sek. YYS/Yayasan-El Shammah/X/1999
?    Surat Keluar :
No. Urut Surat/ B/ Sek. YYS/ Yayasan-El Shammah/Bulan/ Tahun
Contoh : 01/B/Sek. YYS/Yayasan-Shammah/X/1999
?    Surat ke dalam dan keluar :
No. Urut Surat/ AB/ Sek. YYS/ Yayasan-Shammah/Bulan/ Tahun
Contoh : 01/AB/Sek. YYS/Yayasan-Shammah/X/1999

b.    Surat-surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Seksi
?    Surat kedalam :
No. Urut Surat/ A/ Sek-berapa/ Yayasan-El Shammah/Bulan/ Tahun
Contoh : 01/A/Sek-I/Y-E-S/X/1999
?    Surat Keluar :
No. Urut Surat/ B/ Sek-berapa/Kualifikasi Surat/ Yayasan-El Shammah/Bulan/ Tahun
Contoh : 01/B/Sek-I/Y-E-S/X/1999
?    Surat kedalam dan keluar :
No. Urut Surat/ AB/ Sek-berapa / Yayasan-El Shammah/Bulan/ Tahun
Contoh : 01/AB/Sek-I/Y-E-S/X/1999
c.    Surat-surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Kepanitiaan
?    Surat kedalam :
No. Urut Surat/ A/ Sekpan-kegiatan apa / Yayasan-El Shammah/Bulan/ Tahun
Contoh : 01/A/Sekpan-Pelantikan/Yayasan-El Shammah/X/1999
?    Surat Keluar :
No. Urut Surat/ B/ Sekpan-kegiatan apa / Yayasan-El Shammah/Bulan/ Tahun
Contoh : 01/B/Sekpan-Pelantikan/Y-E-S/X/1999
?    Surat ke dalam dan keluar :
No. Urut Surat/ AB/ Sekpan-kegiatan apa / Yayasan-El Shammah/Bulan/ Tahun
Contoh : 01/AB/Sekpan-Pelantikan/Yayasan-El Shammah/X/1999

BAB IX
ATURAN TAMBAHAN
1.    Hal-hal lain yang belum diatur dalam mekanisme kerja ini, akan diatur kemudian berdasarkan musyawarah mufakat
2.    Tata tertib ini hanya berlaku bagi pengurus Panti Sosial Asuhan Anak (PSAA) El Shammah

BAB X
PENUTUP
Mekanisme Kerja Panti Sosial Asuhan Anak (PSAA) El Shammah ini ditetapkan di Sekretariat Panti Sosial Asuhan Anak (PSAA) El Shammah Perumahan Bandara Mas blok E3 No. 11, RT 02/RW 20, Kelurahan Belian, kecamatan Batam kota, Kota Batam, Provinsi Kepulauan Riau, pada tanggal 17 juli 2014 dan mulai berlaku sejak ditetapkannya mekanisme kerja ini.